9 Fehler, die dir beim Schreiben eines formellen Briefes nicht passieren sollten!

In diesem Blogbeitrag zeige ich dir neun Dinge, die dir beim Briefe schreiben, speziell beim Schreiben eines  formellen Briefes, nicht passieren sollten.

Mit dieser Anleitung schreibst du korrekte Briefe.

Warum solltest du das Briefe schreiben üben? Nun: Briefe werden zu den unterschiedlichsten Anlässen geschrieben. (Nicht nur in Prüfungen Grins)

Dazu gehören nicht nur informelle Briefe oder häufig auch Karten, wie persönliche Weihnachtsgrüße, Glückwünsche zum Geburtstag oder zur Hochzeit und Beileidsbekundungen, sondern auch formelle Briefe, wie ein Kündigungs- oder Bewerbungsschreiben, Anfragen und Reklamationen, Schreiben an den Vermieter bzw. Mieter, Entschuldigungsschreiben für das Kind in der Schule und viele mehr.

Du siehst, irgendwann kommst du daran nicht vorbei: Du musst einen formellen Brief schreiben.

Und was bei einem Brief als erstes ins Auge sticht, ist der Briefkopf mit Absender und Empfänger, Ort und Datum, sowie der ganze Aufbau des Briefes.

Aufbau beim Schreiben eines formellen Briefes

In formellen Situationen wird eine bestimmte Briefform erwartet. 

Das ist ganz wichtig zu wissen! 

Sie kann sich erheblich von der Briefform in deinem Heimatland unterscheiden. 

Wenn du diese Form nicht einhältst, oder Rechtschreib- und Interpunktionsfehler begehst, dann hinterlässt das nicht nur einen schlechten, sondern sogar einen peinlichen Eindruck. 

Warum? – Weil von deinen Fehlern auf deine Intelligenz, dein Fachwissen etc. geschlossen wird. Und das möchtest du doch auf jeden Fall vermeiden.

Ein offizieller Brief sollte somit komplett fehlerfrei geschrieben sein.

Kommen wir nun also zu den Fehlern, die du vermeiden kannst.

Machst du einen dieser 9 Fehler beim Schreiben eines formellen Briefes?

1. Fehler: Der falsche Aufbau beim Schreiben eines formellen Briefes

Am besten zeige ich dir zuerst, wie er korrekt auszusehen hat:

Schreiben eines formellen Briefes

Häufig wird nicht beachtet, dass alles, bis auf das Datum, linksbündig geschrieben wird. 

Das Datum steht rechts, alles andere links. 

Vor dem Datum kannst du noch den Ort schreiben z.B. München, den 25.04.2020

Ganz oben steht dein Name und deine Adresse, darunter der Name des Empfängers.

Zwischen der Empfängeradresse und deinem Betreff lässt du ein wenig Platz.

Dann folgt der Betreff.

 

 

2. Fehler: Keine Nennung oder unvollständige Nennung des Betreffs 

Der Betreff ist das Anliegen deines Briefes, warum du diesen Brief schreibst.

Einen formellen Brief schreibst du beispielsweise, wenn du eine Anfrage oder Beschwerde formulierst. Wenn du dich um eine Stelle bewerben möchtest, musst du das Bewerbungsschreiben ebenfalls in Form eines formellen Briefes verfassen.

Bei manchen Briefen z.B. an die Krankenkasse schreibst du nicht nur, warum du schreibst, sondern auch deine Kennnummer (Personalnummer oder welche Nummer auch immer verwendet wird.) So kann man dich in den Akten schnell finden und sehen, wer du bist, welche Vorgänge es gibt etc. 

3. Fehler: Eine nicht korrekte Anrede beim Schreiben eines formellen Briefes

Wann man jemanden siezt und wann man jemanden duzt ist zugegebenermaßen nicht immer leicht zu beantworten und sicherlich auch einen eigenen Blogbeitrag wert.

Doch im Moment geht es nur um formelle Briefe und in denen sprichst du deinen Empfänger mit Sie an.

Nach dem Betreff folgt eine höfliche Anrede. Zum Beispiel:

Sehr geehrte Frau …,

Sehr geehrter Herr …,

oder auch:

Guten Tag Frau / Herr ….,

Solltest du den Empfänger des Briefes nicht kennen, nutzt du folgende Anrede:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Du hast sicherlich auch schon gelesen: Liebe Frau … Lieber Herr …. Doch diese persönlichere Anrede ist bei formellen Briefen nicht angemessen.

Weiterhin siehst du, dass sich die Adjektivendung*en je nach Frau/Mann/Plural ändern. Beachte auch die Rechtschreibung von geehrte*r. 

Auch innerhalb des Briefes ist die Anrede offiziell. Zur allgemeinen Höflichkeitsform gehört das Siezen: Sie, Ihre, Ihren, Ihnen …

Tipp: Nach der Anrede folgt ein Komma und es wird mit einem Kleinbuchstaben weitergeschrieben. Außerdem wird die Anrede optisch mit einer Leerzeile von dem folgenden Briefinhalt abgesetzt.

 

4. Fehler: Probleme bei der Realisierung deines Anliegens

Im Hauptteil deines Briefes folgt nun dein Anliegen. Der Inhalt ist dein Warum.

Weshalb schreibst du diesen Brief? 

Möchtest du dich bewerben, jemandem zu etwas gratulieren, dich für etwas entschuldigen, dein Bedauern ausdrücken, um etwas bitten, kondolieren d.h. jemandem sein Beileid ausdrücken, jemandem antworten, dich informieren, jemandem etwas versprechen, dich bedanken, jemandem zu etwas raten, jemandem etwas empfehlen, jemanden an etwas erinnern, etwas bestätigen, etwas vereinbaren, dich zu etwas entschließen, dich beschweren, etwas ankündigen, dich für etwas bereit erklären, einen Vertrag oder etwas anderes kündigen …???

Was auch immer der Grund deines Briefes ist, du solltest ihn verständlich formulieren. 

Wie du siehst, gibt es viele Gründe einen Brief zu schreiben und alle sind unterschiedlich.

Du benötigst daher für jeden Brief das entsprechende Vokabular für dein Anliegen, damit der Empfänger genau versteht, worum es geht und was er bzw. sie unter Umständen machen soll.

Tipp: Versetze dich am besten in die Lage deines Empfängers und überlege, welche Informationen dein Adressat benötigt um evtl. zu handeln.

Falls du z.B. einen Kauf reklamieren möchtest, sind das Kaufdatum und die Artikelnummer sehr wichtig. Auch eine eventuelle Garantiezeit solltest du mitbedenken. Überlege dir, welche Informationen unbedingt benötigt werden, sonst musst du gegebenenfalls einen weiteren Brief schreiben.

Auch der Hauptteil sollte unbedingt durch Absätze, also Leerzeilen, gegliedert sein. Nach jedem neuen Thema bzw. Gedanken machst du einen Absatz. Das lockert deinen Brief auf und erleichtert deinem Adressaten das Lesen und Verstehen.

5. Fehler: Fehlende Handlungsaufforderung – Die Bitte um etwas

Was soll der Empfänger deines Briefes machen? Soll er dir antworten? Oder soll er dir ein fehlendes Kabel, ein neues Gerät schicken? Oder beides? Oder etwas anderes?

Es ist ganz normal, am Ende deines Briefes z.B. um eine Bestätigung des Schreibens, eine Antwort oder einen Rückruf zu bitten. 

Bestimmte Redewendungen kannst du in deinen Brief einflechten. Zum Beispiel: Über eine schnelle Antwort würde ich mich freuen. Oder: Ich bitte um schnellstmögliche Antwort.

Es kann passieren, dass nichts passiert, wenn du nicht darum bittest. 😎

6. Fehler: Unangemessene Grußformel beim Schreiben eines formellen Briefes

Wie schon bei der Anrede, so gilt auch bei der Grußformel eines offiziellen Briefes eine höfliche Distanziertheit. Auch für die Verabschiedung gibt es Redewendungen, die du benutzen kannst:

Mit freundlichen Grüßen / Mit freundlichem Gruß. 

Liebe Grüße sind hier fehl am Platz. Abkürzungen wie LG sind unangemessen.

Tipp: Nach der Grußformel folgt übrigens kein Komma!

 

7. Fehler: Fehlende Unterschrift beim Schreiben eines formellen Briefes

Bei dem Schreiben einer Karte wird es dir wohl nicht passieren, dass du deine Unterschrift vergisst. Doch bei einem getippten Brief kann das wohl schon mal vorkommen.

Doch ein offizieller Brief wie z.B. eine Kündigung oder ein Vertrag ist ohne eine handschriftliche Unterschrift wertlos!

Am besten tippst du deinen Vor- und Familiennamen unter die Grußformel. Und über deinem getippten Namen unterschreibst du dann handschriftlich mit deinem Namen.

So kann auch bei einer schwer zu lesenden Handschrift jede*r erkennen, wer da unterschrieben hat.

 

 

8. Fehler: Fehlende Anlagen

Bleiben wir beim Beispiel einer Reklamation. Es ist verständlich, dass die Annahme einer Reklamation nur erfolgt, wenn du beweisen kannst, dass du das Gerät, das du reklamieren möchtest, auch wirklich erst vor kurzem beim Empfänger gekauft hast.

Den Beweis deines Kaufes, also die Rechnung und/oder der Lieferschein muss deinem Schreiben in Kopie beigefügt werden.

Damit der Empfänger überprüfen kann, was alles mitgeschickt wurde, wird in der Anlage aufgelistet, was in der Anlage enthalten ist, wie du oben in meinem Beispielbrief sehen kannst.

9. Fehler: Rechtschreibung, Grammatik und Wortschatz

Jeder Muttersprachler liest sich seinen Brief noch einmal durch, bevor er ihn wegschickt. Jede*r kann Flüchtigkeitsfehler machen, hier und dort ein Wort falsch schreiben, ein Komma oder einen Punkt vergessen.

Auch fallen einem bei einem ersten Entwurf nicht gleich die passenden Wörter ein. Ebenso können bei einem erneuten Lesen Wiederholungen der immer gleichen Satzstrukturen und Vokabeln verbessert werden, was den Brief häufig logischer, verständlicher und lesenswerter macht.

Tipp: Lese dir deinen Brief ein paar Mal durch um Korrekturen vorzunehmen, bevor du ihn verschickst.

 

Du hast nun eine komplette Anleitung an der Hand, wie du einen korrekten formellen Brief schreiben kannst.

Daher sollte dir diese kleine Übung nicht schwer fallen: 

Schreiben eines formellen Briefes

Vielleicht magst du ja berichten, wie es dir mit dem Schreiben eines formellen Briefes gegangen ist.

Ich wünsche dir viel Erfolg beim Schreiben deiner Briefe!

Lebe wunderbar,

sei wunderbar!

Deine Beatrix

Schreiben eines formellen Briefes

 

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